3 conseils pour réussir l’organisation d’un évènement d’entreprise à Bordeaux

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Group of speakers at business meeting at the table with microphones

Les évènements d’entreprise sont des moments uniques pour renforcer l’esprit d’équipe et d’organisation au sein de votre corporation. Ils vous permettent également de renforcer et de fédérer les liens entre les membres du personnel, mais aussi de développer un réseau professionnel dans un cadre plus décontracté.

Si son importance est indéniable dans la vie d’une entreprise, sa planification et sa réussite le sont encore plus. Un cadre festif qui sort de l’ordinaire, des salles de conférences prêtes à accueillir, des sites d’hébergement… Voilà les préalables pour marquer les collaborateurs à divers niveaux de votre entreprise.

Bordeaux, la belle endormie, comme on l’appelle, avec son architecture épicurienne est considérée comme la ville la plus attractive au monde en 2017. Grâce à ses innombrables lieux privatisables et sa quiétude, Bordeaux bénéficie d’un cadre plaisant pour organiser tous vos évènements d’entreprise. Dans ce dossier, vous allez découvrir les 3 conseils pour réussir l’organisation de votre évènement d’entreprise à Bordeaux.

Préparer l’évènement en amont

Organiser un évènement au nom de votre entreprise, c’est le moment idéal pour vendre votre marque. C’est avant tout une démarche qui doit s’inscrire dans votre stratégie de communication globale. Et comme toute communication, il est important de définir ce que vous en attendez. Quel objectif visez-vous ?

La réponse à cette question vous permettra de savoir qui sont les tenants et aboutissants de votre évènement, quel choix opéré, quels acteurs impliqués et même, quelle est votre cible et où l’organiser pour le rendre plus accessible. L’objectif clairement défini, vous pouvez, à présent, attaquer les plus concrets. À savoir : définir un budget réaliste pour votre évènement d’entreprise.

L’organisation d’un évènement d’entreprise est aussi le moment de faire plaisir à son personnel, aux collaborateurs et à la clientèle. Mais, elle a un prix non négligeable qu’il est prudent d’anticiper. C’est en fonction de l’enveloppe budgétaire que vous pouvez définir quel lieu ou quelle prestation vous pourrez vous offrir. Le budget est comme la boussole qui vous guide tout au long de l’organisation.

Vous pouvez ensuite vous fier à une check-list. Dans ce document de référence, il faut absolument qu’apparaissent la date et le début de l’évènement, et bien précisés. Dans la liste, il faut mentionner tous ses besoins, y compris le lieu de l’évènement. Si l’espace événementiel ne prend pas en charge la réception, il vous faudra nécessairement trouver d’autres prestataires comme le traiteur, le décorateur et le professionnel qui s’occupera de l’animation.

Choisir le lieu de votre évènement d’entreprise

Les objectifs et le budget de votre évènement étant clairement définis, vous devez avoir une idée de l’environnement qui convient mieux pour l’abriter. En effet, pour réussir l’organisation d’une soirée d’entreprise, le choix d’un lieu idéal pouvant accueillir l’évènement ne doit pas être négligé.

Même si certains dirigeants considèrent cela comme un détail de dernière minute, il ne faut pas oublier que le lieu représente un élément capital du succès de votre réunion, séminaire ou conférence. En réalité, ce critère détermine l’âme et la dynamique que vous désirez insuffler à votre évènement d’entreprise.

Pour ce faire, on vous conseille donc d’opter pour un établissement qui reflète le mieux l’objet de votre évènement. Choisissez un endroit bien équipé et pratique pour tous les participants. En quête d’un lieu convivial et bien convenable à Bordeaux pour organiser le prochain évènement de votre entreprise ? Rendez-vous sur https://www.kactus.com/fr/france/bordeaux et bénéficiez d’un accompagnement personnalisé.

Kactus vous fait gagner du temps dans vos recherches d’établissements événementiels en vous proposant les meilleurs établissements du genre grâce à ses 8500 lieux partenaires répartis sur le territoire français. Hôtels, châteaux, manoirs, salles de réception, restaurants, appartements… les lieux accueillant toutes sortes d’évènements d’entreprises sont multiples et variés à Bordeaux.

Que ce soit l’hôtel de Sèze avec ses 3 salles et 55 chambres ou la maison Bord’eaux, et bien d’autres lieux iconiques préparés pour accueillir vos divers évènements. C’est indubitablement l’un des meilleurs endroits qui puissent convenir pour héberger vos différents évènements d’entreprise : séminaires, team building, présentation de produit…

Dotée de nombreux atouts comme sa quiétude ou son architecture, Bordeaux, grâce à la réhabilitation de son patrimoine immobilier, jouit du privilège de l’une des villes les plus accueillantes de toute la France.

Se faire aider par une agence spécialisée dans l’organisation événementielle

aide organisation évènement entreprise bordeaux
Equipe travaillant ensemble lors d’un évènement

Choisir d’être accompagné dans l’organisation de son évènement d’entreprise par des spécialistes du domaine est une option idéale. Parfois même, la réussite de votre évènement en dépend largement. Retenez que l’expérience qui sera délivrée à vos convives va dépendre en grande partie des prestataires qui vous accompagneront dans l’organisation et le déroulement de l’évènement.

Alors, autant se fier aux plus expérimentés. Les agences spécialisées dans l’événementiel allègent vos peines en réduisant les casse-têtes que vous rencontrerez au cours de l’organisation de votre évènement d’entreprise. Vous l’aurez certainement compris, organiser un évènement, c’est un sac à tâches qu’il faut trimballer.

Gérer la planification, concevoir et diriger la stratégie de communication, prendre la liste des invités, gérer la logistique… tout ceci se révèle comme des tâches encombrantes que vous risquez de bricoler si vous tenez à les dérouler seul. Or, une agence spécialisée dans l’organisation événementielle, forte de son expertise et de son expérience peut prendre tout en charge du début à la fin et dans les moindres détails : recherche et mise à disposition des lieux de fête les plus exquis dans la métropole bordelaise, la restauration, et autre…

N’oubliez pas de communiquer autour de l’évènement pour le promouvoir

L’organisation d’un évènement d’entreprise réunit généralement vos clients, vos prospects, collaborateurs et sponsors… il faut absolument donc qu’ils soient présents. Dès que vous arrêtez une date, pensez à faire un « save the date », une sorte d’invitation informelle qui invite à bloquer la date dans son agenda.

Cela vous permet de vous assurer de leur disponibilité avant de leur tendre une invitation en bonne et due forme. Invitez les différentes personnes cibles, c’est par là que commence la communication autour de votre évènement. Rappelons aussi que l’objectif de la communication événementielle est de promouvoir votre marque, vos produits, vos services ou autres.

Vous disposez d’assez de moyens pour mener à bien cette campagne. Par exemple, se servir des médias traditionnels ou des médias sociaux. Vous pourrez ainsi créer une page ou un évènement sur Facebook, à ce propos. L’avantage est que vous pourrez générer assez de réactions et ainsi toucher plus de monde.

Ou simplement contacter la relation publique de la presse locale. Mais n’oubliez pas le bouche-à-oreille qui constitue un moyen simple et très fiable. Toutefois, cette campagne de promotion de votre évènement d’entreprise doit débuter quelques semaines avant le jour J.

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Je suis Rémi, passionné par la ville Bordeaux et sa région ! Je suis le créateur du site visiter-bordeaux.eu, ce magazine web sur la ville de Bordeaux qui est aussi un guide touristique. J'espère qu'il vous plaira ! Professionnel de la création de site internet à Saint Loubès, je peux vous aider à vous faire connaître sur internet grâce à mon agence de référencement.

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